Ganz digital geht es noch nicht: Obwohl wir mittlerweile so vieles papierlos oder nur noch per Handy oder online erledigen, kommt es manchmal eben doch auf Gedrucktes an. Original-Rechnungen sollten wir besser immer eine bestimmte Zeit lang aufbewahren. Für manche Rechnungen gibt es klare gesetzliche Aufbewahrungsfristen, bei anderen lohnt sich das Aufheben wegen Garantiefragen oder des Nachweises für Versicherungen.

Aufbewahrungsfristen Rechnungen

Handwerkerrechnungen: Zwei Jahre aufbewahren, das gilt für Mieter und Immobilienbesitzer, schreibt die Stiftung Warentest. Grund ist das Gesetz zur Bekämpfung von Schwarzarbeit. Gibt es Ermittlungen, kann ohne Rechnung ein Bußgeld drohen. Stehen die Rechnungen mit einer Vermietung in Verbindung, schreibt die Zeitschrift "Finanztest", sollten die Rechnungen sogar zehn Jahre aufgehoben werden.
Rechnungen für Möbel und andere größere Anschaffungen: Kaufbelege nicht wegwerfen, solange die zwei Jahre Gewährleistung oder die Garantiefrist nicht abgelaufen sind. Bei Möbeln, größeren Elektrogeräten oder Schmuck sollten die Rechnungen als Nachweis für die Hausratsversicherung immer aufbewahrt werden, zum Beispiel für den Fall eines Einbruchs.
Rechnungen für Werkzeug, Elektro- und Sportgeräte: Zehn Jahre wegen der Produkthaftung, denn: "Der Kunde kann vom Hersteller noch bis zu zehn Jahre nach Verkaufsstart Schmerzensgeld und Schadenersatz verlangen. Besonders bei Werkzeug, Elektro- und Sportgeräten ist es sinnvoll, die Kaufbelege so lange aufzuheben", so die Stiftung Warentest.

Gewährleistung geht ohne Kassenzettel

Gewährleistung gibt es auch ohne Kassenzettel: Wenn wir etwas gekauft haben und das Produkt einen Mangel aufweist. Am neuen Mantel geht zum Beispiel die Naht auf oder der Wasserkocher erwärmt nach kurzer Zeit kein Wasser mehr. Oder auch, wenn die Beschreibung des Produkts mehr verspricht, als es tatsächlich hält: Wenn auf dem Navigationsgerät steht, es beinhalte Karten aus ganz Europa, es aber nur Westeuropa abdeckt. In all diesen Fällen greift die Gewährungsleistungspflicht. Das heißt, wir als Verbraucher haben das Recht, für die mangelhafte Ware Ersatz vom Verkäufer zu bekommen oder vom Kauf zurückzutreten, wenn die Nachbesserung - also Reparatur oder Umtausch - fehlschlägt. Als Käufer können wir wählen, ob wir einen Umtausch oder eine Reparatur wollen. Und das gilt bis zwei Jahre nach dem Kauf.

Geht unser gekauftes Gerät im ersten Jahr kaputt, geht der Gesetzgeber davon aus, dass der Mangel von Anfang an bestand. Der Verkäufer muss es umtauschen, reparieren oder zurücknehmen oder beweisen, dass wir es selbst beschädigt haben. Tritt der Schaden erst später auf, also nachdem mehr als sechs Monate verstrichen sind, müssen wir Verbraucher beweisen, dass wir ihn nicht selbst verschuldet haben. Für unser Recht auf Gewährleistung brauchen wir weder Kassenzettel noch Originalverpackung:

In diesem Fall könnten wir es auch mit einem Handybild vom Kassenzettel versuchen. Diskutieren lohnt sich hier, denn viele Verkäufer sind auf Standardantworten geschult.

Wir müssen uns auch nicht an den Hersteller weiterverweisen lassen, denn der Verkäufer hat die Gewährleistungspflicht.

Lesen Sie hier, was für Verbraucherinnen und Verbraucher 2022 besser wird: Was ändert sich 2022.

Rechnung aufbewahren privat - was gilt im Garantiefall

Recht auf Gewährleistung ist etwas anderes als Garantie, deswegen liegt der Fall hier anders. Die Garantie, unabhängig, ob vom Hersteller oder dem Verkäufer, ist eine freiwillige Leistung und daher kann der Garantiegeber die Bedingungen festlegen - zum Beispiel, dass der Kunde dafür die Originalrechnung vorlegen muss. Ist das festgelegt, kommen wir mit unserem Handybild der Rechnung nicht weiter.

Rechnung als Handyfoto aufbewahren - reicht das?

Ein Handyfoto oder ein eingescannter Beleg sind zwar gute Erinnerungsstützen, aber sie reichen als Beleg in den seltensten Fällen. Wenn es zu Streitigkeiten vor Gericht zum Beispiel wegen der Garantie oder einer Produkthaftung kommt, müssen wir den Original-Beleg parat haben.

Handybilder, Scans oder Kopien werden vor Gericht noch nicht akzeptiert. Dazu die Stiftung Warentest: "Scans oder Fotokopien haben nicht den gleichen Beweiswert wie das Original. In einem Zivilprozess wird der Beweis durch eine Urkunde angetreten, Scans und Fotokopien sind aber nicht als Urkunden anerkannt."

Rechnungen aufbewahren privat: Kassenbon auf Thermopapier kopieren

Spezialfälle sind die Kassenbons auf Thermopapier. Die können schon innerhalb weniger Wochen komplett unleserlich werden. Hier raten Experten, sich den Kauf zusätzlich zum Thermo-Kassenzettel an der Kasse auf normalem Papier quittieren zu lassen. Oder wir halten uns an den Tipp von Juristin Tatjana Halm:

Andere Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

Selbständige und Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle ihre Belege zehn Jahre lang aufzubewahren.

Belege für die Steuer wie lange aufbewahren

Unsere Steuererklärung geben wir mittlerweile digital ab. Für die Steuererklärung für 2018 mussten wir erstmals keine Belege mehr beim Finanzamt einreichen. Wir müssen sie aber parat haben, wenn das Finanzamt sie einsehen will und haben eine sogenannte "Belegvorhaltepflicht". Aufbewahren müssen wir die Belege also:

Und es müssen die Originalbelege auf Papier sein, da, so Schorner, "Scandateien oder Handyfotos in Zweifelsfällen nicht als Nachweis anerkannt werden können."

Auch interessant: Alle Infos zur Homeoffice Steuerpauschale. Ist ihr Internet lahm - das müssen Sie nicht hinnehmen. So gehen Sie vor, wenn das Internet langsam ist.