Achtung, Sie müssen jetzt ganz stark sein, denn bei der folgenden Geschichte könnten Sie sich unangenehm ertappt fühlen: Es ist Januar. Das neue Jahr liegt frisch und verheißungsvoll vor Ihnen. Vor dem Fenster liegt unberührter Neuschnee und in Ihnen ist über die Feiertage die Überzeugung gereift: 2024, das wird Ihr Jahr. Das Jahr, in dem endlich alles besser wird. Das Jahr, in dem Sie endlich all diese To-dos in den Griff kriegen.
Und To-dos gibt es einige. Gerade über Silvester ist eine Menge dazu gekommen: eine Mitgliedschaft beim Fitness-Studio um die Ecke abschließen (und zweimal die Woche pumpen gehen - mindestens!), öfter wieder die Oma anrufen, das alte Abo kündigen für die Angelzeitung, die man nie liest. Und dann natürlich noch die ganzen E-Mails, die im Arbeitspostfach auf Ihre Rückkehr aus dem Urlaub warten.
Das wird jetzt alles in Angriff genommen und der erste Schritt ist ja bereits getan - die Dinge sind notiert, der Zettel mit Punkten und Unterpunkten wartet nur darauf, von Ihnen abgehakt zu werden. Und dann - kommen Sie einfach nicht dazu.
To-do-Listen bringen nur etwas, wenn man sie nicht vergisst
Das Problem: Vorsätze sind schön und gut, werden aber nicht allein dadurch Realität, dass man sie auf eine Liste schreibt. Im Gegenteil: To-do-Listen können sogar dazu führen, dass man noch weniger umsetzt als geplant. Dies kann passieren, wenn ein Organisationssystem fehlt, in dem die Listen einen klaren Platz haben.
Ohne ein solches sind To-do-Listen kaum mehr als frei umherfliegende Zettel - manchmal schreibt man sich Dinge auf, manchmal nicht. Im schlimmsten Fall gehen die Zettel im Chaos des restlichen Lebens verloren, man vergisst, was man sich wo notiert hat - und überträgt dieselben Aufgaben immer wieder auf neue Listen, die man wieder verliert. "Eine To-do-Liste ist nutzlos, wenn Du vergisst, dass Du sie geschrieben hast", fasst es Psychologie-Professorin Michelle Eskritt zusammen.
Vorsicht vor "Productivity Porn"
Doch auch das andere Extrem kann kontraproduktiv sein. In den letzten Jahren hat sich eine ganze Internetkultur rund um Selbstorganisation und "Productivity Porn" entwickelt: Auf YouTube finden sich zahllose Videos, in denen meist junge Männer ihre perfekt austarierten Workflows rund um "Personal Productivity" vorstellen. Per Sprachkommando werden To-dos der heimischen Alexa diktiert, von dort automatisiert per E-Mail an eine Notiz-App weitergeleitet, in der dann eine Verknüpfung mit der Kalender-App direkt einen passenden Termin erstellt. Und so weiter.
Die Gefahr dabei: Man steckt eine Menge Zeit in so ein System und es fühlt sich auch so an, als würde man vorankommen - aber am Ende ist trotzdem noch nichts von der eigentlichen Arbeit erledigt. Im schlimmsten Fall hat man noch nicht einmal etwas aufgeschrieben, sondern einfach nur stundenlang YouTube-Videos geschaut.
Der Clou: Konsequent alles aufschreiben und nicht zu lange darüber nachdenken (aber ein bisschen schon)
Dabei kann ein gutes To-do-System wirklich helfen, ein bisschen Ordnung in die moderne Welt der ständigen E-Mail-Benachrichtigungen und blinkenden Smartphone-Notifications zu bringen. Solch ein System kann sehr simpel aussehen, betont der amerikanische Computerwissenschaftler Cal Newport. Wie man Aufgaben genau festhält, sei dabei zweitrangig. Ein simples Text-Dokument am PC erfülle den Zweck genauso wie spezialisierte Apps mit Namen wie TickTick, Todoist, Notion oder Trello.
Viel wichtiger sei, dass man seinem System wirklich vertraue. Konkret heiße das erstens: Alles, und zwar wirklich alles, was man nicht sofort erledigen kann, im To-do-System notieren. Und zweitens: Zu einem festen Zeitpunkt jeden Morgen und jeden Abend die To-do-Listen durchgehen und damit aktiv den Tag planen. Und zwar: wirklich jeden einzelnen Tag.
Das mag etwas banal klingen (tatsächlich gibt Computerwissenschaftler Newport in seinem Podcast noch ein paar weitere Tipps), und am Schluss müssen natürlich immer noch die eigentlichen Aufgaben selbst erledigt werden. Aber ein gutes To-do-System kann der erste Schritt sein, um von der Neujahrsüberzeugung dann auch zur Umsetzung zu kommen.
Das ist die Europäische Perspektive bei BR24.
"Hier ist Bayern": Der BR24 Newsletter informiert Sie immer montags bis freitags zum Feierabend über das Wichtigste vom Tag auf einen Blick – kompakt und direkt in Ihrem privaten Postfach. Hier geht's zur Anmeldung!